KI für alle. Nach den Regeln des Unternehmens.

KI-Werkzeuge waren im Unternehmen angekommen, aber jeder nutzte sie anders: ohne Zugriff auf das Wissen des Unternehmens, ohne gemeinsame Regeln und ohne Überblick, welche Daten wohin fließen.

Gleichzeitig steckte viel Wissen in Köpfen, Ordnern und E-Mails. Wer eine Antwort brauchte, musste wissen, wen er fragen konnte.

KI für alle Mitarbeiter, strukturiert und passend zur Arbeitsweise des Unternehmens: ein Assistent, der das Unternehmenswissen kennt, mit den eigenen Systemen arbeitet und dabei nur sieht, was die jeweilige Rolle erlaubt.

Am Anfang stand ein Zielbild: Welche Anwendungsfälle gibt es, welche Systeme gehören dazu, welche Regeln gelten? Eine Grundsatzentscheidung war, das Unternehmen nicht an einen KI-Anbieter zu binden. Deshalb bilden ein offener Standard für die Anbindung, das Model Context Protocol, und klar beschriebene Abläufe das Fundament.

Darauf haben wir die Wissensbasis und den Server aufgebaut, mit den ersten Wissensbereichen und Abläufen. Die Plattform wächst seitdem Schritt für Schritt, Anwendungsfall für Anwendungsfall.

• Ein Zugang für alle. Mitarbeiter arbeiten mit Claude als Assistent. Ein eigener MCP-Server verbindet ihn mit dem Unternehmen.
• Anmeldung mit Microsoft 365. Zugriffsrechte folgen den Microsoft-365-Gruppen des Unternehmens. Jeder sieht nur das Wissen und die Funktionen, die seine Rolle erlaubt.
• Strukturierte Wissensbasis. Unternehmenswissen und Abläufe liegen in einem klar geordneten Themenbaum, mit festen Regeln für Aufbau und Erweiterung. Eine hybride Suche findet Einträge nach Stichwort und nach Bedeutung.
• Wissen pflegen im Chat. Mitarbeiter schlagen Ergänzungen direkt im Gespräch vor. Verantwortliche geben sie frei, danach steht die neue Version allen zur Verfügung. Niemand muss dafür technische Werkzeuge kennen.
• Anbindung der eigenen Software. Der Assistent arbeitet mit der unternehmenseigenen Projektmanagementsoftware, etwa beim Anlegen von Stammdaten mit Dublettenprüfung.
• E-Mail-Anhänge ablegen. Der Assistent findet die E-Mail, ermittelt anhand der Ordnerstruktur aus der Wissensbasis den passenden Ablageort in SharePoint, schlägt ihn vor und legt nach Bestätigung ab.
• Kaufmännische Auswertungen auf Zuruf. Der Assistent kennt den Aufbau der Projektdaten und erstellt Auswertungen auf Anfrage, ohne dass dafür eigene Dashboards gebaut werden müssen.
• Kontrolle eingebaut. Vor jeder Änderung fragt der Assistent nach. Jeder Zugriff wird protokolliert, der Betrieb läuft auf AWS in Frankfurt.

• Wissen auf Abruf. Mitarbeiter fragen in eigenen Worten und bekommen Antworten aus geprüftem Unternehmenswissen.
• Alle sehen nur, was sie sehen dürfen. Die bestehenden Rollen aus Microsoft 365 gelten auch für die KI.
• Wissen wächst im Alltag. Ergänzungen entstehen dort, wo sie auffallen, und gehen nach Freigabe sofort live.
• Offen für mehr. Neue Systeme werden als weitere Werkzeuge angebunden, ohne den Assistenten neu zu bauen.