Vom ersten Angebot bis zur Schlussrechnung.

Die Tochtergesellschaften eines Bauträgers arbeiteten jeweils mit eigenen Lösungen für Angebote, Verträge und Rechnungen. Dokumente sahen je nach Gesellschaft unterschiedlich aus, Daten mussten mehrfach gepflegt werden, und einen gemeinsamen Überblick über den kaufmännischen Stand der Projekte gab es nicht.

Dazu kam die E-Rechnung: Rechnungen sollten künftig im europäischen Standard entstehen, und das in jeder Gesellschaft.

Ein gemeinsames System für alle Gesellschaften, das ein Bauprojekt kaufmännisch vollständig begleitet, ohne dass bestehende Angebote, Verträge und Rechnungen verloren gehen.

Am Anfang standen mehrere Anforderungsworkshops mit dem Kunden: Welche Dokumente gibt es, welche Vertragsarten, wie rechnet jede Gesellschaft heute ab? So entstand ein gemeinsames Bild der Abläufe, bevor die erste Zeile Code geschrieben wurde.

Daraus haben wir das Konzept und die Architektur entwickelt und die Anwendung in Etappen umgesetzt, vom Leistungsverzeichnis über Angebot und Vertrag bis zur Abrechnung. Der Kunde konnte jede Etappe früh ausprobieren, sein Feedback floss direkt in die nächste ein. Am Ende standen die Migration der Bestandsdaten und der Umstieg.

• Mandantenfähig. Jede Gesellschaft arbeitet im selben System, mit eigenen Daten, eigenen Vorlagen und eigenem Erscheinungsbild.
• Vorlagen-Editor. Der Kunde erstellt Dokumentvorlagen für jede Vertragsart und jeden Anwendungsfall selbst. Platzhalter werden beim Erstellen automatisch mit den Werten aus dem Projekt gefüllt.
• Leistungsverzeichnisse im Branchenformat. Positionen lassen sich in den gängigen GAEB-Formaten importieren und exportieren, der Austausch mit Planern und Nachunternehmern bleibt wie gewohnt.

Neue Software ist nur so gut wie der Umstieg. Wir haben die Daten aus den bisherigen Systemen der Tochtergesellschaften analysiert, bereinigt und in das neue System überführt.

Bestehende Angebote, Verträge und Rechnungen stehen dort weiter zur Verfügung. Alle neuen Dokumente entstehen im neuen System.

• Ein System statt Insellösungen. Alle Gesellschaften arbeiten nach demselben Ablauf, die bisherigen Lösungen sind abgelöst.
• Vorlagen pflegt die Fachabteilung selbst. Für neue Vertragsarten oder geänderte Texte ist keine Programmierung nötig.
• Wachstum ohne neues System. Eine neue Gesellschaft wird als Mandant angelegt und arbeitet sofort mit.
• Bereit für die E-Rechnung. Rechnungen entstehen nach der europäischen Norm EN 16931 und werden automatisch im Dokumentenmanagementsystem des Kunden abgelegt.